Good Governance Guarantees A Free Civil Society
The pandemic is challenging the activities and finances of non-profits. Good governance allows non-profits to decide independently on their activities — and to dissent, criticize and protest.
(below also in Finnish)
The Covid-19 pandemic creates tremendous difficulties for non-profits and other civil society organizations to run hobby groups, organize events and produce arts and culture. Work is carried out with extraordinary precautions and arrangements, which creates extra costs and creates deficit. You just don´t make the same amount of money organizing a concert for 200 ticket holders than for 1700 ticket holders. The majority of bigger sports events, many of them European and world championships have been moved to 2021 or cancelled altogether.
The City of Helsinki supports over 1 000 sports, youth and culture non-profits this year with a total amount of 71 million euros. We carried out a survey in April on the effects of the pandemic on their work. For a clear majority the Covid-19 pandemic meant negative effects such as cancelling events and activities and furloughing staff. Local and national governments have offered extra grants and not asked for rent. The difficulties are, however, far from over. The uncertainty created by the pandemic means that it is incredibly risky and difficult for NGOs and cultural organizations to commit on employing freelancers, ordering catering, renting facilities or putting out marketing.
The pandemic is not the only issue that is challenging Finnish civil society. Due to a heated public discussion on the negative effects of gambling, the national government has legislated new restrictions on the gambling and lottery monopoly, which means smaller profits. The gambling monopoly´s profits have been one of the main funding sources for valuable causes like sports, arts, youth, social NGOs, science. Simultaneously local governments are struggling economically as Finland is the second fastest aging country in the world. Parents´ requirements for their children´s hobbies are tougher. Parents expect professional training with the costs of a volunteering organization. The funders are expecting the cultural organizations and non-profits demonstrate greater commitment and a broader range of actions on climate change, diversity and on tackling segregation. In many civil society organizations the reliable volunteers are retiring and many young people are not keen on joining a board.
As a city, our grant making is based on trust. The organizations we support report annually on the use of their grant. We also carry out randomized audits. The purpose of these audits is to help non-profits to improve their planning and administrations. The results also help us as city government to develop our guidelines, consultations and training. The latest round of audits demonstrated that many organizations are short on financial and governance competence. The volunteers are motivated to focus on carrying out the actual activities. Very few non-profits have the ability to build financial buffers for worse times. In many organizations the board members are not knowledgeable enough on their responsibilities and board is not recruited to support the organization´s strategic and financial planning.
The realities of small and large non-profits differ greatly. The small ones are struggling with finding instructors, replacing retiring volunteers and understanding the guidelines of the Tax Authority. The big ones are adopting practices from the business sector as the take part in public tenders carries out by local government. The tension between organizing activities for one´s own members and running a professional service provider is real. Big projects with external funding and service delivery for local government grow demands for financial reporting and management altogether.
Good governance needs to be a joint effort for municipalities, national government and the non-profits in question. Non-profits need training and peer learning. Capacity building on governance benefits grant makers, the ones receiving grants and especially for the members and participants. This is a field of tons of underutilized opportunities for corporate social responsibility.
Sports organizations in Finland have been doing excellent work on good governance and diversity for a long time. As funders and grant makers we have been able to depend on the ethical guidelines created by the field itself when assessing claims of ethical violations or financial abuse. Similar processes and guidelines are needed also in the arts and in youth work.
I act as Chair of the Board for the Finnish Institute in London. Over five years we have digitized financial administration, cut down on administrative costs and increased co-commissioning with other institutes. We have also built a competence profile for the whole board, which we utilize when headhunting for new members. Currently a third of our board members are not Finnish-speaking, we have an equal amount of men and women and we have managed to convince people outside the cultural field to share their time and commitment with the institute. This methodology of looking at the board´s competencies as a whole has improved our decision making in legal, international and business matters. As a result of multiple reforms, we are now able to direct over 100 000 euros more annually to arts and culture commissions.
Finland is a country of 5,5 million inhabitants — and 120 000 registered associations with 15 million members. Their annual turnover is 5 billion euros, with only a third of that as public funding. According to Aaro Harju, the share of public funding for non-profits is lower than the European average and lower than in the United States. Registered associations employ 82 000 people, which is 3,5 percent of the Finnish workforce.
Currently no minister is responsible for volunteering or non-profits. Running a non-profit should be easier than it is. This requires collaboration of municipalities, national non-profit organizations, several ministries, the police, STEA, Tax Authority and the Finnish Patent and Registration Office. It would be worth assessing, whether one organizational form (registered association) works for organizations of all sizes and how we could make fundraising and volunteering easier.
Civil society should not be too strongly controlled by the public sector. A democratic society needs free arts and culture and a free civil society. Good governance allows non-profits to decide independently on their activities — and also to dissent, criticize and protest. Poor governance forces the funders to intervene. Therefore good governance is a mutual interest.
— —
(same in Finnish)
Hyvä hallinto on vapaan kansalaisyhteiskunnan tae
Koronavirus vaikeuttaa järjestöjen ja muiden yleishyödyllisten yhteisöjen mahdollisuuksia toteuttaa harrastuksia, tapahtumia ja kulttuuria. Toimintaa tehdään poikkeusjärjestelyillä rajoitetuille yleisöille. Valtaosa Helsingin suurista urheilutapahtumista on peruttu tai siirretty.
Helsingin kaupunki tukee tänä vuonna yli tuhatta nuorisotyön, liikunnan ja kulttuurin yhteisöä yli 71 miljoonalla eurolla. Selvitimme huhtikuussa koronan vaikutuksia heille. Enemmistölle korona tiesi huonoja seurauksia eli toiminnan perumista ja lomautuksia. Kaupunki ja valtio ovat tarjonneet vuokrahelpotuksia ja lisäavustuksia. Vaikeudet eivät kuitenkaan ole ohi. Epävarma tautitilanne vaikeuttaa sitoutumista työllistämiseen, tilavuokriin, toimintaan ja tuotantoihin.
Pandemia ei ole ainoa yhteisöjä haastava asia. Veikkausvoittovarat putoavat. Kuntatalous on tiukoilla. Vanhempien vaatimukset harrastusten laadulle kasvavat. Rahoittajat edellyttävät toimia ilmastonmuutoksessa, yhdenvertaisuudessa ja syrjäytymisen ehkäisyssä. Vastuunkantajat väsyvät.
Avustamisen lähtökohtana on luottamus. Yhteisöjen vuosittaisten raporttien lisäksi teemme tilinpitoon pistokokeita. Pistokokeilla autetaan yhteisöjä parantamaan toimintaansa ja kaupunkina kehittämään ohjeita, neuvontaa ja koulutusta. Viimeisin tarkastuskierros osoitti, että monet yhteisöt ovat ohuen taloudellisen ja hallinnollisen osaamisen varassa. Vapaaehtoisten ihmisten aika menee toiminnan toteuttamiseen. Harvalla järjestöllä on taloudellisia puskureita. Haavoittuvuutta kasvattavat myös monen hallituksen vähäinen tieto vastuustaan sekä ohut osaaminen strategiasta ja taloudesta.
Isojen ja pienten yhteisöjen todellisuudet eroavat. Pienet kamppailevat ohjaajien löytämisen, vapaaehtoisten vanhenemisen ja verottajan ohjeiden kanssa. Suuret taas omaksuvat yritysmäisiä toimintatapoja ja julkisen sektorin tehtäviä. Omille jäsenille toteutetun harrastustoiminnan ja ammattimaisen palvelutoiminnan jännite on todellinen, koska suuret hankkeet ja palvelutuotanto kunnille kasvattavat johtamisen ja taloushallinnon vaatimuksia.
Kuntien, valtion ja yhteisöjen tulee yhdessä vahvistaa hyvää hallintoa. Yhteisöt tarvitsevat koulutusta ja vertaisoppimista. Tämä on avustuksia myöntävien, niitä saavien sekä erityisesti jäsenten ja osallistujien etu. Koulutuksen tarjoamisessa olisi myös yrityksille paljon mahdollisuuksia kantaa yhteiskuntavastuuta.
Liikunnan kentällä on tehty erinomaista työtä hallinnollisen osaamisen ja yhdenvertaisuusasioiden eteen jo pitkään. Rahoittajina olemme voineet tukeutua liikuntakentän itsesääntelyyn arvioidessamme eettisiä rikkomuksia ja taloudellisia ongelmia. Kulttuuri ja nuorisotyö tarvitsevat vastaavaa.
Toimin työni ohessa Suomen Lontoon-instituutin hallituksen puheenjohtajana. Viiden vuoden aikana olemme digitalisoineet taloushallinnon, karsineet hallinnon kuluja ja lisänneet yhteisprojekteja muiden instituuttien kanssa. Hallituksessa tarvittavista osaamisista on laadittu kuvaus, jonka perusteella etsitään uudet jäsenet. Nyt hallituksen jäsenistä kolmannes on vieraskielisiä, naisia ja miehiä on yhtä paljon ja jäseniksi on saatu ihmisiä kulttuurikentän ulkopuolelta. Näin on vahvistettu tarvittua juridista, kansainvälistä ja liiketaloudellista tuntemusta. Työn tuloksena voimme ohjata yli 100 000 euroa vuodessa enemmän taiteen ja kulttuurin tekijöille.
Yleishyödyllisten yhteisöjen elämää on helpotettava. Tämä edellyttää kuntien, kansallisten järjestöjen, monien ministeriöiden, poliisihallituksen, STEA:n, verohallinnon ja patentti- ja rekisterihallituksen yhteistyötä. On syytä esimerkiksi arvioida, soveltuuko yksi yhdistysmuoto kaikenkokoisille toimijoille, voitaisiinko varainhankintaa ja vapaaehtoistyötä helpottaa ja riittäisikö pienten yhdistysten osalta vain yhdenkertainen tilinpito.
Julkisen vallan ohjausvaltaa ei tule ulottaa liian syvälle kansalaisyhteiskuntaan. Suomi ei voi hyvin ilman vapaata kulttuuria ja kansalaisyhteiskuntaa. Hyvä hallinto kasvattaa yhteisöjen kykyä itse päättää toiminnastaan — ja toimia myös vastakarvaan. Heikko hallinto pakottaa rahoittajat puuttumaan toimintaan. Siksi hyvä hallinto on yhteinen etu.
